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Construir una EvaluaciÓn

Cuando un solicitante examine y evalúe las ofertas recibidas por los servicios elegibles, debe seleccionar la oferta más económica. El precio de los productos y los servicios elegibles debe ser el factor principal en la evaluación, pero no tiene que ser el único factor.

Otros factores de evaluación relevantes pueden ser la experiencia previa, incluidos los resultados anteriores; las calificaciones del personal, incluida la excelencia técnica; la capacidad de gestión, que incluye el cumplimiento horario; y los objetivos ambientales. Tenga en cuenta que el factor de precio de mayor peso no puede incluir los costos no elegibles aunque estos se puedan incluir en una evaluación siempre y cuando se encuentren en un factor de precio separado que esté ponderado con un peso menor (ver el segundo ejemplo a continuación).

Ejemplo 1:

El siguiente ejemplo cumple las directrices del programa, en tanto que el precio de los productos y servicios elegibles se pondera con un peso mayor que cualquier otro factor y no incluye ningún factor de costos no elegibles.

Factor

Peso

Precio de los productos y servicios elegibles

30%

Experiencia previa

25%

Calificaciones del personal

20%

Capacidad de gestión

15%

Objetivos medioambientales

10%

Total

100%

Ejemplo 2:

Este segundo ejemplo incluye un factor de evaluación que se ocupa de los costos no elegibles en que un solicitante podría incurrir como resultado de la selección de una oferta determinada. Tenga en cuenta que el precio de los productos y servicios elegibles sigue siendo el factor principal, y los costos no elegibles se incluyen en un factor que se pondera con un peso menor.

Factor

Peso

Precio de los productos y servicios elegibles

30%

Experiencia previa

25%

Factores de costos no elegibles

20%

Capacidad de gestión

15%

Proveedor local

10%

Total

100%

Debe utilizar los factores que elija para evaluar y construir una matriz de evaluación de ofertas. La matriz lo ayudará en la evaluación y también le proporcionará la documentación del proceso.

¿No Ha Recibido Ninguna Oferta?

Si no recibe ninguna oferta en respuesta a una RFP del Formulario 470 de la FCC, le sugerimos que mantenga un registro escrito de este hecho. Pueden iniciarse varios procesos de revisión, incluidas las auditorías, después de que su proceso de licitación pública haya terminado, y es posible que este correo electrónico o nota sea la única documentación existente de lo sucedido.

Si no recibe ninguna oferta después de su período de espera de 28 días, puede ponerse en contacto con los proveedores de servicios para solicitar ofertas y luego revisar y evaluar las ofertas recibidas como resultado. Sin embargo, recuerde que, si publica un nuevo Formulario 470 de la FCC, emite una nueva RFP, o modifica su RFP actual, se iniciará un nuevo período de espera de 28 días.

Tenga en cuenta que sus normas de contratación estatales y locales también pueden requerir que tome ciertas acciones cuando se produzca esta situación. Como siempre, debe cumplir todas las reglas y regulaciones estatales y locales, así como las reglas de la FCC.

¿Ha Recibido Una Oferta?

Si recibe una sola oferta, le sugerimos que mantenga un registro escrito de este hecho. Esto ayudará a documentar que no ha conservado únicamente la oferta ganadora.

Factores de Descalificación

Puede establecer requisitos específicos y descalificar las ofertas que no cumplan con estos requisitos siempre y cuando identifique claramente los motivos de descalificación en su Formulario 470 de la FCC o su RFP. Deberán determinarse los motivos de descalificación antes de cualquier evaluación sustantiva de oferta. Las razones de descalificación no pueden anotarse en serie, sino que son binarias, es decir, el proveedor de servicios o bien cumple los estándares o bien no los cumple.

Los siguientes son ejemplos de motivos de descalificación de ofertas:

  • El proveedor de servicios debe registrarse en la oficina estatal de adquisiciones.
  • El proveedor de servicios debe tener un Número de Identificación del Proveedor de Servicios (SPIN).
  • El proveedor de servicios debe tener un CORES ID.
  • El proveedor de servicios debe estar garantizado.

Si un solicitante especifica estas razones de descalificación en su Formulario 470 de la FCC o su RFP, las ofertas de los proveedores de servicios que no cumplan con los cuatro requisitos podrán ser descalificadas y no se seguirán evaluando. Las ofertas restantes deberán ser evaluadas con el precio de los productos y servicios elegibles como el factor que se pondere con mayor peso en la evaluación de ofertas.

Visita Guiada Obligatoria y Conferencia de Licitadores

Puede requerir que los licitadores participen en un recorrido por sus instalaciones o que asistan a una conferencia de licitadores con el fin de presentar una oferta. Siempre y cuando usted haya establecido claramente en su Formulario 470 de la FCC o su RFP que el hecho de no asistir a estos eventos es motivo de descalificación, puede descalificar las ofertas de los proveedores de servicios que no estén presentes en estos eventos.

Sin embargo, debe estar seguro de que todos los licitadores han tenido acceso a esa información y que se les ha avisado oportunamente para que puedan tener la oportunidad razonable de asistir.

Tenga en cuenta que, si utiliza la visita guiada o conferencia de licitadores como única oportunidad para distribuir la RFP, debe esperar al menos 28 días a partir de la fecha de la última distribución de la RFP antes de seleccionar a su proveedor de servicios.

Evaluaciones de Proveedores de Servicios

Si utiliza un proceso de evaluación multinivel o multironda, el precio de los productos y servicios elegibles debe ser el factor primario de evaluación general.

Por ejemplo, digamos que en la primera ronda el solicitante utiliza los siguientes criterios de evaluación:

  • Precio de los productos y servicios elegibles (50 puntos)
  • Comprobación de referencias (25 puntos)
  • Experiencia previa en el distrito (25 puntos)

Los licitadores que no reciban al menos 70 puntos en la primera ronda se eliminan y no se tienen en cuenta. En la segunda ronda, el solicitante utiliza los siguientes criterios de evaluación:

  • Precio de los productos y servicios elegibles (40 puntos)
  • Solución técnica (35 puntos)
  • Precio de los productos y servicios no elegibles necesarios para hacer que la solución funcione (25 puntos)

Aunque el solicitante no haya considerado las ofertas que no cumplieron con el umbral de 70 puntos, la primera ronda no es una descalificación porque los licitadores recibieron un puntaje de manera subjetiva en función de las referencias y la experiencia previa en el distrito. En este ejemplo, en general, el factor principal ha sido el precio de los productos y servicios elegibles (90 puntos).